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关于审核记录

 

  审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载。

  审核记录是审核案卷中最重要的一部分,它是认证机构作出认证决定的依据。需要时(如申请处理、验证审核证据),审核记录可以为追溯提供事实凭证,也可以为下次审核方案的策划提供参考,使审核的连续性得到保证。

   为使审核记录满足以上要求,审核记录应包括足够的细节,使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况,判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据,用以支持认证决定的判断。

   为此,审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据,使记录真实可靠。这是审核员的重要职责,也是认证行业对审核员的职业要求。熟练地作好记录也是审核员的一种职业技能。审核记录的好与坏,是衡量审核员水平的重要标志。作不好审核记录的审核员,由于他不能如实记录收集的证据,不能提供符合要求的、可信的审核报告,得不出可靠的审核结果,因此不能圆满完成审核任务。所以,每个审核员从当审核员第一天起,就应重视作好审核记录,并应不断努力提高自己的审核记录水平。那种不重视审核记录的质量,在考核审核员时,不把审核记录水平作为重要考核内容等种种轻视审核记录的做法,都是不利于提高审核水平的。

   在审核资料的评审过程中会发现,目前有少数审核记录由于审核水平、专业水平、语文水平。文字书写水平等诸多原因,明显地不能满足要求。这种情况,应引起认证界的足够重视。

   分析审核记录中存在的问题,表现是多种多样的,无法—一表述,但其中有共性的主要问题可归纳为如下几个方面:

一、记录内容偏离标准条款要求

   审核记录的内容应当是被审核的标准条款要求取证的内容,但是有时发现记录内容与审核条款要求有明显偏离,其原因常常是审核员对标准条款的理解有偏离。

   例如:过程的监视和测量以(8.2.3)的审核记录,记录的是产品生产过程中产品过程检测的内容,明显表明审核员对标准的理解错误,混淆了过程的监视和测量(8.2.3)和产品的监视和测量(8.2.4)两条款的区别。

   又如:产品实现的策划(7.1)条款的审核记录中,只记有“生产任务是按合同由生产科按月下达”等,而没有明确回答标准要求的四项策划要求,看不出是否进行了策划,更看不出策划是否满足标准要求。标准规定8.2.2和8.2.4条款的实施是根据7.1条款“产品实现的策划”结果进行的,7.1条款运行不到位,8.2.3和8.2.4条款的审核也缺少依据,造成重要的审核内容落空。

   再如:生产和服务提供的控制(7.5.1)的审核记录,只简单地绘了一个生产流程图,而无条款要求的六项内容。一个流程图不能表明生产过程是否在受控状态下进行,不能表明工艺文件是否齐全,设备是否完好,生产过程中的监视和测量是否正常进行等各方面的情况。

   上述记录无法为认证决定提供依据,是不符合要求的。

二、记录有事实无判断

  收集审核证据后,应对照审核准则进行评价、判断,得出是否符合标准要求的结论。有的审核记录虽然记有大量事实,但对事实是否符合标准要求却无判

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