4.组织所处的环境

   4.1 了解组织及其所处环境

   组织应确定与其目的相关、并影响其实现环境管理体系预期结果的能力的外部和内部问题，这些问题包括受组织影响或能够影响组织的环境状况。

   理解要点：

   一、几个概念的理解

   (一)组织环境

   组织环境是本版标准的一个新概念，对其的理解至关重要。组织环境是指对组织建立和实现目标的方法有影响的内部和外部因素的组合。它不仅适用于营利性组织，同样适用于非营利性组织或公共服务组织。

   构成组织环境的社会是一个由各个要素有机联系、功能高度分化的系统。组织要在环境中存在和活动，就必须适应环境特定的功能要求。环境系统决定着不同类型的组织的不同目标，组织与环境的关系状态还影响到目标的形成，因此组织环境具有综合性、复杂性和不确定性的特点。

   (二)组织环境与组织目的

   对组织环境的理解是一个过程，这个过程确定了影响组织的目的、目标和可持续性的各种因素。它既需要考虑内部因素——例如：组织的价值观、文化、知识和绩效，也需要考虑外部因素——例如：法律的、技术的、竞争的、市场的、文化的、社会的和经济的环境。

   组织的形成是为了实现某一特定目的，且该目的驱使着组织所做的每一件事。一个组织要想长期生存发展，自然应清楚地定位自己的社会角色和为社会能做的贡献。组织的目的可被表达为其愿景、使命、方针和目标。

   ——组织使命：使命是一个企业存在的目的和意义，或企业存在的理由，是企业存续发展对企业自身及社会的价值与意义；

   ——组织愿景：愿景是企业使命的形象化与具体化，由于社会分工的存在以及特定企业在资源及其禀赋等方面的差异性与局限性，每个企业只能在特定的领域或方面以特定的方式来表达和实现其使命，从而表现为不同的企业愿景。

   ——企业战略目标：是企业在一定时期内，为完成企业使命及愿景所要达到的结果，也是衡量企业经营活动的标准。  

   (三)组织环境的构成

   组织环境可分为组织的外部环境和内部环境。

   1．组织外部环境的构成

   (1)经济环境(包括宏观经济和微观经济)

   组织的宏观经济环境就是指在国家和地区的水平上给组织造成市场机会或环境威胁的社会力量；可理解为泛指一个国家的社会制度、执政党的性质、政府的方针、政策以及国家制定的有关法律、法规等。

   组织必须明确其所在国家和政府目前禁止哪些事情，允许哪些事情以及鼓励哪些事情，从而使组织活动符合全社会利益并受到某些方面的保护和支持。组织的微观经济环境主要包括：所在地区消费者水平、消费偏好、就业程度等。微观经济环境因素会直接决定企业目前及未来的市场规模。

   (2)政治环境

   政治环境就是指一个国家或地区在一定时期内的政治大背景。政治环境的好坏影响着宏观经济形势，从而也影响着组织的生产经营活动。

   政治环境分析的内容，如：我国提出了优化产业结构，转变经济增长方式，以信息化带动工业化，以工作化促进信息化，实施科教兴国战略等。这一切都对企业生产经营活动有着决定性的影响，指导着企业正确地确定自己的经营方向、经营目标、经营方针、经营战略和策略。

   (3)技术环境

   社会科技的进步会促进了组织活动过程中物质条件的改善和技术水平的改进，从而使利用这些物质条件进行活动的组织取得更高的效率。技术环境对组织活动成果有着重要的影响。技术进步了，企业现有产品就可以被采用了新技术的竞争产品所取代。

   产品更新换代以后，组织现有的生产设施和工艺方法可能显得落后，生产作业人员的操作技能和知识结构可能不再符合要求。

   (4)自然环境

   通常是指组织所处地区的地理位置、自然资源的状况。我国地域辽阔，各地区自然条件和资源差异较大，沿海地区与内陆地区的经济发展条件和水平也完全不同。

   2．组织内部环境的构成

   (1)组织使命

   组织使命是指该组织(作为一个子系统)在社会(大系统)中所处的地位、所起的作用、承担的义务以及扮演的角色。组织使命体现组织的根本目的；它既是反映外界社会对本组织的要求，又体现着组织的创办者或高层领导人的追求和抱负。

   (2)组织资源

   组织资源是组织拥有的，或者可以直接控制和运用的各种要素。这些要素既是组织运行和发展所必需的，又是通过管理活动的配置整合，能够起到增值的作用、为组织及其成员带来利益的。

   (3)组织文化(企业文化)

   企业文化，或称组织文化是一个组织由其价值观、信念、仪式、符号、处事方式等组成的、组织所特有的文化形象。文化是企业的灵魂，企业文化产生自然的影响力，牵制人的思想，驱动人的行为，是一种非制度的强大驱动力。  

   (四)组织环境分析的方法

   由于组织环境的确定影响组织的目的、目标和可持发展的各种因素。因此需要采用可行方法对内部因素(例如：组织的价值观、文化、知识和绩效)和外部因素(例如：法律的、技术的、竞争的、市场的、文化的、社会的和经济的)进行分析。 

   1.SWOT分析法

   SWOT分析法是用来确定企业自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。SWOT分析方法从某种意义上来说隶属于企业内部分析方法，即根据企业自身的既定内在条件进行分析。

   由于企业是一个整体，并且由于竞争优势来源的广泛性，所以，在做优劣势分析时必须从整个价值链的每个环节上，将企业与竞争对手做详细的对比。如产品是否新颖，制造工艺是否复杂，销售渠道是否畅通，以及价格是否具有竞争性等。如果一个企业在某一方面或几个方面的优势正是该行业企业应具备的关键成功要素，那么，该企业的综合竞争优势也许就强一些。

   例如：利用SWOT分析方法分析环境因素，运用各种调查研究方法，分析出组织所处的各种环境因素。

   外部环境因素包括机会因素和威胁因素，它们是外部环境对组织的发展直接有影响的有利和不利因素，属于客观因素。

   内部环境因素包括优势因素和弱点因素，它们是组织在其发展中自身存在的积极和消极因素，属主动因素。在调查分析这些因素时，不仅要考虑到历史与现状，而且更要考虑未来发展问题。

   2.行业环境分析

   行业是组织生存、发展的空间，也是对企业生产经营活动最直接产生影响的环境。组织开展行业环境分析具有更强的针对性：

   ——行业的经济特性是什么?

   ——行业中发挥作用的竞争力有哪些?

   3.其他分析方法

   组织还可采用价值链分析、企业竞争态势分析等。

   当然，对于组织环境的分析还可以有很多的方法，甚至包括组织多年形成的一种应对内外部环境变化的行之有效的方法和行动。对组织环境的分析其目的是确定解决方法，所以无论所选择的方法或简或繁，其考虑的方面至少会涉及：

   ——识别与认识机会与挑战；

   ——正确的认识与把握管理者的任务与目标； 

   ——准确把握问题的现状与趋势；

   ——行业中的变革驱动因素有哪些?它们有何影响?

   ——竞争地位最强和最弱的公司分别有哪些?

   ——决定成败的关键因素有哪些?

   ——行业吸引力是什么?

   ——把握组织的条件和环境；

   ——明确解决问题的方向与思路。

   与组织环境相关的内部和外部问题示例，包括：

   a）与气候、空气质量、水体质量、土地利用、现存的污染、自然资源的可用性、生物多样性等有关的环境状况。这些环境状况可影响组织的目的，也可能被组织的环境因素所影响。

   b）外部的文化，社会、政治、法律法规、规章、财务、技术、经济，自然和竞争环境，无论是国际的、国内的、地区的或当地的。

   c）内部特性或组织的状况，例如：其产品、活动或服务，战略方向，文化或能力（人员、知识、过程、体系）。

   对组织环境的了解，用于组织建立、实施、保持并持续改进其环境管理体系（参见4.4）。4.1中确定的内外部环境问题，能够对组织或对其环境管理体系造成风险和机遇。  

   4.2 理解相关方的需求和期望

   组织应确定：

   a）与环境管理体系有关的相关方；

   b）这些相关方的相关需求和期望（即要求）；

   c）这些相关需求和期望中哪些属于其合规义务。

   理解要点：

   组织应确定与环境管理体系有关的相关方，以下是一些相关方的例子：顾客、业主、股东、银行、供应商、员工、政府机构、社区居民、非政府组织等。

   这些相关方的相关需求和期望可包括：顾客环境方面的要求、供应商环境方面的要求、外包方环境方面的要求、绿色和平组织环境方面的要求、环境法律法规的要求、环境标准的要求等。

   组织应加强与相关方沟通和协商，了解相关方的要求和期望。

   1.沟通和协商内容如下：

   1）组织针对风险管理，提供、共享或获取信息，与相关方进行对话的持续和反复的过程。

   2）在风险管理过程的每一个阶段都应当与内部和外部相关方有效沟通和协商。沟通和协商计划宜于在早期制定。该计划针对与风险本身、风险成因、风险后果（如果掌握）以及处理风险措施相关的问题。为确保实施风险管理过程的职责明确，以及相关方理解决策的基础和特定措施需求的原因，采取有效的外部和内部沟通和协商。

   3）与相关方的沟通协商是重要的，由于他们基于对风险的感知，做出了对风险的判断。这些感知可以由相关方的价值观、需求、臆断、概念和关注点的不同而变化。

   4）由于相关方的观点会对决策产生重大影响，因此他们的感知以被识别、记录、以及在决策过程中考虑。

   5）沟通和协商宜提供真实的、相关的、准确的、便于理解的交流信息，同时宜考虑到保密和个人诚实因素。

   2.沟通和协商方法如下：

   1）适当地帮助明确环境；

   2）确保相关方的利益被理解和考虑；

   3）帮助确保风险充分地被识别；

   4）将不同领域的专业知识一并用于分析风险；

   5）确保在界定风险准则和评定风险时，不同的观点被恰当地考虑；

   6）确保认同和支持风险处理（应对）计划；

   7）加强在风险管理过程中的变更管理；

   8）制定一个相当的内部和外部沟通和协商计划。   

   4.3 确定环境管理体系的范围

   组织应确定环境管理体系的适用性，以确立其范围。

   当确定该范围时，组织应考虑：

   a）4.1中提及的外部和内部问题；

   b）4.2中提及的合规义务；

   c）其组织的单位、职能和物理边界；

   d）其活动、产品和服务；

   e）其实施控制和施加影响的权限和能力。

   此范围一经确定，在此范围内组织的所有活动、产品和服务均需包括在环境管理体系中。

   环境管理体系的范围应保持文化信息，并可供相关方获取。

   理解要点：

   组织需要在理解其所处环境、相关方的需求和期望，以及适用的法律法规和其他要求的情况下，识别并确定环境管理体系的边界和适用范围，以确定环境管理体系的范围。其中

   ——边界可以理解为组织的环境管理体系确定的物理界限、场所界限或次级组织界限，边界可以是一个或一组过程、一个场所、一个完整的组织，或一个组织所控制的多个场所；范围可以理解为组织的环境管理体系所涉及的产品、服务、活动、过程和决定的范畴，因此范围可包含多个边界。 

   在确定环境管理体系范围时，宜围绕着受组织管理控制下产品与服务的核心和支持过程，以及外包过程这条主线，考虑其缉织结构、管理职能和活动场所（无论是物理的或非物理场所），适用时行政许可范围，识别并确定与之相关的组织单元和实际位置。且组织应当考虑：

   ——4.1所提到内部环境和外部环境的事项：

   ——4.2所提到了解相关方的要求和期望的要求。

   确定范围时通常考虑下列因素：

   （1）组织组织机构的设置及其管理权限所覆盖的范围。

   （2）组织产品、活动和服务的类别和性质。

   （3）环境因素及其影响的独立性和关联性。

   （4）组织现场的分布状况及地理范围。

   （5）管理者对组织投入产出的责任。

   （6）有关产品、活动、服务所需的法规要求、标准和其他引用的文件。

   （7）组织方的特殊情况，即是否有排除在范围之外的场所和地点。

   在ISO 14001:2004中使用特定的术语，例如文件、或形成文件的程序的地方，本标准以“保持文件化信息”的形式加以表达。

   在ISO 14001:2004中使用术语“记录”以指明所需提供满足要求证据的文件的地方，本标准则以“保存文件化信息”的形式加以表达。组织有责任确定所需保存的文件化信息，保存期以及保存的媒介。

   “保持”文件化信息的要求并不排除组织可能因为特定的目的同时也需要保存相同的文件化信息，例如保存以往的版本。  

   4.4环境管理体系

   为实现其所期望的结果，包括提高其环境绩效，组织应根据本国际标准的要求建立、实施、保持并持续改进环境管理体系，包括所需的过程及其相互作用。

   组织在建立和保持环境管理体系时，应考虑在4.1和4.2中所得到的知识。

   理解要点：

   该条款是一个总体性的要求，其要求组织应从系统化、结构化的管理来改进组织的环境绩效。条款当中的两个词是值得注意的即：建立和保持。

   “建立”通俗讲就是指从无到有，从残缺不全到完整的过程。就环境管理体系而言应包括决策、策划、体系文件的编制、组织机构的配置，人力资源的配置及试运行改进等。

   “保持”是指环境管理体系按规定的要求运行，并在运行过程中对出现的问题加以改正，在新情况出现时及时调整修订，以及必要的支持性活动等。

   在实施过程中，组织往往较重视体系的建立过程，而对体系的保持要求则重视不够。这一条款不仅要求体系的建立应满足要素的要求，建立之后也应继续按要素的要求进行运作。

   组织在建立和保持环境管理体系时，应考虑4.1条款要求的“了解及组织所处环境”，还应考虑4.2条款要求的“了解相关方的要求和期望”。